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30個親歷故事,機關秘書手把手教你辦會要訣!

延安青年2020-08-25 08:28:27

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辦會是秘書人員的看家本領。會務工作看似簡單,實則千變萬化、學問很深,其中最為關鍵的,恐怕是時時刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態,不厭其煩、不厭其細、不厭其瑣碎,才能躲開無處不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一僥幸,就有可能出現難以挽回的差錯和失誤。



這樣的故事,凡是辦過會的同志都能講出不少。為幫助入行不久的人盡快掌握辦會的本領,我們選取了一些親歷的會議服務故事,以期對讀者朋友有所啟發。


1

會場布置




1. 讓會場布置“活”起來


去年,我負責某次討論會的會場布置。布置好會場后,我請主任來檢查。


初步檢查后,主任問:“座位是按什么原則安排的?”我信心滿滿地回答道:“根據之前會議要求,按‘先定中間,再定左右’的順序,主賓依次排在主桌中間,其他代表按選區和職務一左一右依次排列?!?/span>


“這樣不行,”主任說,會場布置不能簡單憑經驗,要看會議內容和目的。就說座位排列,第一,這次討論會和一般會議不同,與會人員都是黨代表,身份是一樣的,不存在職務的高低。第二,討論會的主要目的是審查報告、暢談思路、建言獻策。想討論得好,至少要確保主桌上各類代表分布均衡,涉及重點工作、重點行業的代表也要往中間靠。你再想想,重新調整下?!?/span>


我這才意識到有些情況還真是沒有認真考慮。再看會場,主桌上明顯缺少農業、教育、衛生等行業代表,分布確實不合理,而且會場中僅主桌有話筒,未在主桌就座的代表發言很不方便。?



回到辦公室,我將座次重新排列。


第一,主桌上優先安排身份重疊的代表,如既是女性又是教育衛生系統的代表,確保各領域代表在主桌有限的人數中盡量實現均衡分布。


第二,涉及重點工作、重要行業的代表,如無法安排在主桌,盡量安排在后排靠中間位置。


第三,準備四個無線話筒,分置在后排座位兩端,保障未在主桌就座代表的發言。


最后,我將會場實際安排情況制作成參會人員座位表,標明代表姓名,與代表基本信息表一同打印出來,以便參會人員信息一目了然。


精心布置后,第二次的會場布置順利通過了主任的檢查。由此可見,會場布置絕非簡單機械的重復性工作,做到因需而變、因事而變,方能讓會場布置“活”起來,為會議的順利進行打好基礎,提供保障。



2.?會場溫度控制的“學問”


在一次大型會議召開當天,我提前一小時到達會場,早早把會場空調打開,調至25攝氏度,就去忙其他工作了。出人意料的是,會議開始后不久,會場溫度忽然升高。臺下的代表們熱得紛紛拿起桌上的會議材料當扇子扇起風來。


我非常納悶:明明提前一個小時就開了空調,怎么還這么熱?為了保持會場的舒適度,我趕緊降溫,把空調溫度調至18攝氏度。結果沒多久,會場溫度過低,一些代表開始打噴嚏。三個半小時的大會結束后,忽冷忽熱的室溫讓不少代表頗有微詞。我聽到有代表打趣道:“今天會場空調應該是犯了瘧疾,咱們是‘熱時節熱得在蒸籠里坐,冷時節冷得在冰凌上臥’,哈哈哈??”我感到很難為情。


會后,我向有經驗的同事請教,方才明白會場溫度控制還真是有大學問呢!會場越大,溫度越難控制。因為人體熱量和外界環境不斷交互,會改變外界環境溫度。會場無人時和代表入座后,會場溫度自然會發生變化。因此夏天要提前把室溫調得比正常溫度更低一些,這樣隨著室內人數增多,室溫會增高,從偏低變成相對適宜。


這件事給我好好上了一課,會務工作的學問真是一輩子也學不完,開空調這樣看似簡單的事,里面也有門道呢。


3. 會場燈光檢查少不得


某大型會議開始前幾天,我們開碰頭會,各自匯報會議的籌備情況。我匯報完到會議現場踩點的情況后,處里老同志提醒:燈光檢查了嗎?我心想:那個會場經常用,還有什么可檢查的?不過作為會前籌備的必要流程,還是不能大意。于是,我叫上攝像師一起去會場。打開燈,攝像機開機,我坐到主席臺上,試拍了一陣。


這一拍可真發現問題了,燈光效果非常不理想。主席臺頭頂上的燈光打在我的頭頂上,拍攝的畫面變成了“陰陽臉”。如果用攝像機自帶的燈補光,光線直接打在臉上,不僅熱得難受,連面前的文件材料都看不清了。


以前這個禮堂開過無數次會,從來沒遇到過這個問題,這次是怎么了?我馬上向禮堂工作人員了解情況,終于弄清了原因。原來前不久,禮堂主席臺的燈改為了LED燈。我馬上向領導匯報,協調后勤部門同志解決了這個問題。這件事給我留下了很深的印象,提醒我辦會不能“想當然”,按照程序要檢查的,一個都不能少。



4. 差點出事的會標


辦會多年,給我印象最深的是那次縣里召開的人代會,我負責會標的布置。


前一晚忙到深夜,會場一切都安排妥當,我去值班室睡了一覺。第二天一早到會場時,我嚇了一跳:會標上“屆”字下面“由”的邊緣已經卷起,仔細查看后發現,原來是暖風惹的禍。這個會場比較大,天氣又冷,需要提前幾個小時開空調,有一個暖風出風口正好對著“屆”字下方,把膠吹化了。為防止膠再次被吹化,我們趕緊把會標上所有字全部用大頭針別住。


雖然會議順利進行,但大家還是心有余悸。如果發現不及時,在會議進行時會標上的字掉落,電視臺還現場直播,那后果真是不堪設想。



5.?導引牌里的“玄機”


在會場周圍,我們經常會擺放導引牌,為參會代表指引會場的位置。制作和擺放導引牌,要注意檢查字體、箭頭是否清晰,擺放的位置是否合適,一般這項工作由會場的有關部門來負責。但是不是有人負責就可以不管了呢?實踐告訴我們并不是,導引牌事先一定要檢查。


在一次辦會工作中,我就發現了小導引牌里的“大問題”。這次會議在我市的禮堂召開,在辦會的前一天,這個禮堂剛剛承辦了一場大型文藝匯演。在制作導引牌時,禮堂方面準備不周,缺少大小合適的紙張,就拿文藝匯演主辦方剩下的紙張充數。我在檢查時發現,粗看也沒什么問題,可湊近仔細一看,最底端居然印著一排文藝匯演贊助商的公司標識。雖然公司標識圖案小,不注意根本看不出來,但機關的會議不同于商業演出,哪來的“贊助商”?這不是跟會議嚴肅的性質背道而馳嗎?于是我立即找到符合規范的紙張,協調重新制作導引牌。



6. 沒有保密柜怎么辦


省委領導要到基層召開會議,我隨行服務。其中有一個會議內容涉密,與會人員不允許攜帶任何電子通信設備。會前,基層同志告訴我,條件有限,當地無法提供保密柜,而如果從市里運來時間又來不及。這可把我給急壞了,會議就要開始了,我怎么就沒有早作安排??!


正當我不知所措之時,當地的辦公室主任給我提供了一個土辦法——將與會人員的手機分別裝到信封中,用訂書機封口并寫上名字,然后交給工作人員統一保管和清點,散會后再取回。這樣,沒有保密柜的問題順利解決了。


我也提醒自己,以后辦會必須將每一個細節都考慮到,遇到問題多思考、多請教,提高工作應變能力。



7. 會上耗材要備足


某年,我參加市兩會的組織籌備工作。那年的市兩會結束當日加了兩個會,后面兩個會的議程和名單都要在會上準備,打印量比較大,最后打印需要擺放的出席人員名單時我發現——打印機沒有墨了。我搖晃搖晃墨盒,試著又打了幾頁,可是紙上的墨色還是明顯淡了。我一下子急出了一身冷汗:我們沒有備用的墨盒。當時我們使用的那臺電腦沒有刻錄功能,現場也沒有備用的墨盒。因為是保密電腦,也不能使用移動存儲設備。


我們急得滿頭大汗——這時已是中午,下午三點就要開會,需要打印的量還不少。這時,我只好求助同事,同事急忙送來墨盒,才沒有耽誤。我也不禁后怕:如果更晚一些發現沒墨,來不及應變,肯定會惹出大麻煩。


后來我總結,在外開會,自帶電腦、打印設備和電子版名單也并不意味著萬事俱備,各類風險依然存在,例如打印機墨盒等耗材一定要想辦法備足,確保萬無一失。



8. 會場文具贏贊許


一天,同事收到一個快遞,是一款多格文具盒,簡單的黑色盒子,打開后可以分隔擺放多種文具,是同事給上學的孩子買的。收者無心,看者有意,我也趕緊買了這種盒子。因為服務常委會會議、書記專題會時間久了,我發現這種帶有研究、審議性質的會,領導往往需要審閱簽批許多文件。過去,會場桌上擺的是“老四樣”:座簽、話筒、筆筒、記事本。發現審閱文件不便的問題后,我設想在翻閱時加上濕手器,簽批時提供各類筆,整理時備好曲別針、長尾夾、訂書機??蛇@一堆東西放上會議桌,雜亂無章,會議桌豈不是變成辦公桌了?一拿到文具盒,我就迫不及待把有關文具全部放進去,再把文具盒放進桌斗側邊,需要時再拿出來,問題迎刃而解。之后的會上,桌面非常整潔,領導簽批文件也相當方便。



我們處還有幾個黑色的大公文包,上面還系著號碼牌以便區分。包里裝得滿滿當當的,打開一看,分門別類、整整齊齊:訂書機和訂書釘、一盒黑色簽字筆、一把削好的鉛筆、一本稿紙、一摞打印紙、一沓便箋紙,還有信封、回形針、印泥、橡皮、膠水、尺子??各種文具應有盡有,還有內部電話本放在夾層里。這就是我們的會議文具包——誰負責會議現場的服務工作,誰就拎上它去會場。幾年來,會議文具包立功不少,特別是去外面的會場開會,更是經常派上用場,再也沒有發生過會議現場缺東西需要臨時去找的情況。


開會時,有關文具的問題看似小事,可從讓與會者使用方便、提高會議效率的角度考慮,還是有許多文章可做的。



2

人員組織




9. 提前十分鐘還不夠



一次,我們籌備一次全市性大會,參會者近千人。我作為會務組一員,負責起草會議通知。大會是上午8點開始,我按照慣例,在通知里寫明“請參會人員7:50提前到達”。


到了大會當天,會務組的同志早早來到會場,一切準備就緒??墒茄劭纯斓?點50分了,參會人員還有很多沒有到場。


這時我發現,這次會議在會場大門外設置了安檢儀,參會人員需要一一通過安檢,這就大大增加了入場時間。可是我之前起草會議通知的時候,根本沒有把這個時間計算進去。眼看會議就要開始了,會場門外還排著長長的隊伍,我聽到大家議論紛紛:“怎么還有安檢啊,來不及了吧?”我急得如熱鍋上的螞蟻,但又無計可施,安檢是必需的環節,不能省略。即便加快速度,也不可能在8點前全部安檢完畢。


我進會場看了看,主賓已在主席臺就座,可是臺下依然亂哄哄的,參會人員或站或坐,門口還不斷有人急匆匆走進來,左右張望著找位子。到了8點10分,大家才差不多就座完畢,會場漸漸安靜下來,大會主持人方宣布會議開始??


事后我總結,籌備會議一定要考慮到每個環節,像通知幾點到達這樣的事,也要把各種可能的時間都計算在內,打足提前量。



10. 一場混亂的握手


在辦公室工作多年,我參與籌備過數不清的會議,在新來的年輕同志眼里,算得上一個“老會務”了。最近單位來了新書記,我負責籌備全體干部大會。這類會議我組織過多次,自然是輕車熟路,籌備工作進行得有條不紊,心里還想著,這次一定要給新書記留下一個好印象。


結果在開會當天,新書記進場后,沒有像歷任書記那樣直接走上主席臺,而是繞到臺下,打算與參會的同志們握手寒暄。我事先完全沒有考慮到還有握手這個環節,所以也沒有提前組織。結果坐在前排的同志一擁而上,把書記團團圍住,都向前伸出手去,后排的同志也想離開座位走上前來。書記想走到各排依次與大家握手,但座位前后挨得很近,無法通行。同志們只好側著身子進進出出,不時伴隨著挪動椅子的摩擦聲,原本井然有序的會場瞬間亂成一團。


我站在會場一角,想要補救又束手無策,那種難熬的滋味至今難忘。這次失誤讓我明白,“老會務”的“老經驗”有時未必管用,一個環節考慮不到,就會給會議整體效果造成影響。



11. 只有西裝才是正裝嗎


去年,我市舉辦建市30周年紀念大會,涉及各個單位各個行業的代表近千人。我負責下發會議通知,大概發了快十個單位的時候,接到一個電話,電話那頭問:“你好,我們接到通知,讓穿正裝。請問我可以穿自己的民族服裝嗎?”我回答說:“大會規定要穿正裝,估計您不能??”正說到這兒,旁邊的主任趕緊打斷了我,讓我先不要回答。我急忙告訴對方,稍后再答復。


放下電話后,主任說:“我們在通知里,只是簡單地說讓大家穿正裝。而少數民族的同志認為出席正式莊重的場合,應該穿體現民族特色的民族服裝。而且這次紀念大會,各行各業的代表都會出席,如果真的全部穿西裝來,效果就一定好嗎?”我這才恍然大悟。主任召集會務組的同志們碰了個頭,大家經過討論,一致覺得,如果不同行業的同志,穿著代表各自身份的服裝出席,效果應該更好。我們把這次討論的結果匯報了領導,領導肯定了我們的想法。我馬上修改了會議通知,之前已經通知過的單位,也一一打電話進行了更正。


到了開會當天,代表們就座完畢,我們看到會場里,軍人穿著莊嚴的軍裝,工人穿著自己的工服,警察穿著筆挺的警服,還有少數民族代表身著鮮艷的民族服裝??每個人都展現出各自的風采。


我事后“復盤”,辦會固然有一定的模式,但更需要我們從實際情況出發,從會議效果出發靈活應變,有時候一個小小的變化,就會帶來大大的不同。



12. 正裝能不能換成便裝


有一年五月,我省召開一次表彰大會。我負責起草會議通知,起草完后拿給處長審核,處長看后問我:“為什么要求大家穿正裝?”我說:“以前開這類會議,慣例都是著正裝?!碧庨L說:“以前的慣例如此,不代表今后就必須如此呀。最近天氣又悶又熱,已經有30度了,如果穿正裝的話太難受。你再琢磨一下,也看看其他地方怎么安排的,看穿便裝合不合適?”


我想,這種大熱天讓大家西裝革履地全副武裝起來,確實不太妥當。我查找資料,參考兄弟單位的做法,又打電話和一些同行討論,感覺可以讓大家穿便裝。黨的十八大以來,各級會風越來越務實清新。除了黨代會、人代會等需要著正裝,像表彰會這樣的場合是可以便裝出席的。我跟處長匯報了自己的想法,經請示分管領導,會議通知便改成了著便裝。


會議當天,果然又是一個大熱天,我們在會場外迎接代表,穿著短袖襯衫尚且汗流浹背,如果真的讓大家都穿正裝,該有多熱??!在整個會議籌備中,著裝只是一個小小的細節,看起來并不起眼,可就是這么一個“細枝末節”的小問題,考慮不周到也會帶來不便。



13. 分錯房間了嗎


一次,我負責籌備一個金融會議,有二三百人的規模,該會是以會代訓,住宿、交通、材料等事務繁雜。


報到時,我正在會場門口迎接代表,辦公室主任心急火燎地找過來,指著會議手冊問我:“怎么回事?房間怎么排的?這到底是男是女?”原來一名代表報到時拿到會議手冊一看,同屋的人名字是“張小紅”,就去找主任:“我是男的,怎么能安排和女同志一屋?”主任一邊道歉一邊來問我。我一下就懵了:這也太大意了,怎么會把男的和女的分到一個屋呢?我趕緊翻看原始的報名表,發現“張小紅”后面注的是“男”,心里才略微踏實了一些。再一打電話,那頭傳來了一個男同志的聲音,聽過原委,對方也樂了,說他的名字經常會引起誤會。


原來這是一場烏龍。但這個事情提醒我,會議服務工作中一定要注意到反常的、特別的事情,并記在心里,隨時能夠答得上來、處理得好。



14. 把發言人員服務好


省里召開某項重點工作的經驗交流會,按照議程,共有八名代表上臺發言。分工的時候,處長把組織發言的工作交給我負責,并交代:“其他的事情你不用操心,就把這八位發言人安排好就可以了?!?/span>


我知道處長這么說是有原因的。就在半年前的一次座談會上,也是有幾位代表要上臺發言。會議過程中,一個發言人到會場外接了個電話,而按照順序,下一個就輪到他了,結果這個電話講了很長時間,上一位同志發言完畢回到座位上,主持人說“請××單位的張××上臺和大家交流”時,他還沒有回來,會場陷入令人尷尬的寧靜。我們趕緊跑出去提醒,他才慌慌張張跑回會場。


這次我負責這個環節,知道大意不得,便打起十二分精神,力求萬無一失。從安排發言人集中就座到排發言順序,從告知如何銜接到提醒攜帶講稿,都一一落實到位。不過到了開會時,依然發生了一個小插曲。排在第二位的發言人進場后,才發現把講稿忘在了車里,而到停車的地方來回需要二十多分鐘,再回去取很可能來不及了。我趕緊拿出預先準備好的全套發言稿,找出他的那份給他,總算解了燃眉之急。最后還不錯,大家的發言很順暢。


發言人員可謂是會議中的重點人員,如果發言準備工作出了問題,也會影響到整個會議的效果,因此,把他們安排好、服務好也是萬萬不可馬虎的。



15. 特殊情況要重點關注


從事會務工作多年,有兩次失誤讓我印象深刻。


一次是我事先沒有詢問與會人員的特殊情況,結果將一位坐輪椅的代表安排在了會場中間的座位。會議當天,看著已經就座的代表個個起身搬開座椅讓位,坐在輪椅上的同志非常過意不去,連連致歉。當這位代表艱難地來到座位上就座時,主持人已經開始宣讀出席者名單了。下午的會議前,大家臨時決定每個人依次往里挪一個座位,把最邊上的位置留給殘疾人代表。


還有一次是一位年邁的老領導參加會議,并有陪護人員隨行。他是在主席臺就座,但我事先沒有給陪護人員在前排預留座位,因此他只能坐在會場最后一排。會議進行到一半時,他感到身體不適,向陪護人員示意,但由于距離太遠,陪護人員沒有看清。他又堅持了許久,直到旁邊的同志發現他捂著胸口臉色蒼白。雖然經過一番救護,并無大礙,但也讓在場的所有人都捏了一把汗。


這兩次失誤提醒我,一些會議有殘疾人、老年人等特殊人員出席時,會前一定要充分了解情況,并在會議過程中給予重點關注,盡可能為他們提供更加周到細致的服務。



16. 抬著輪椅才進了會場


市里召開大會,各項籌備工作差不多都到位了。我又一次核對參會人員名單的時候,發現里面有幾位老同志,有的已近八十,于是在名單上標注了一下,并在會務組碰頭會上提出,要對這幾位老同志重點照顧一下,大家都點頭稱是。


會議當天,我負責在門口值守。有輛面包車開到會場外,司機下來從車上搬下一個輪椅,我趕緊上前,幫著從車上扶下一位腿腳不便的老同志??墒?,當我推著老同志走向會場的時候才突然發現,這是一棟有些年頭的老樓了,門前沒有設置殘疾人通道。望著通向大門的高高的臺階,我只好讓老同志先等著,自己趕緊跑到會場,叫了三個年輕男同事出來。我們四個兩人一邊,一齊發力,連人帶輪椅抬起來,小心翼翼上了二十多級臺階,大家都累出一身汗。老同志不住地說“給你們添麻煩了”,弄得我們更不好意思。會開完后,我們四個又把老人抬下臺階。


會后我跟會場管理人員提到這個事情,才知道原來樓后設有電梯,可以直接通到會場。會議籌備過程中,我們方方面面都想到了,卻還是沒有想到有人坐輪椅這個可能性,這也給我們提了個醒,會務工作中,再多的預設都不為過。



17. 讓代表幫助代表


在我市,一些會議有時會有少數來自基層的少數民族代表參加。但是因為條件限制,無法為普通話不好的少數民族代表都配上同聲傳譯人員。會場里,常常會看到少數民族代表聽得很吃力,一臉茫然的表情,我們心里也跟著著急。這個問題困擾了會務組很長時間。


后來有一次,在會議間隙,我們注意到一位漢族代表用流利的藏語與一位藏族代表交談,這一下子啟發了我。經請示領導同意,在下一次籌備類似會議時,我提前了解了有哪些代表同時掌握漢語和少數民族語言,在安排會議席次時,將他們和漢語不流利的少數民族代表安排在一起,也事先和他們作了溝通。同時,適當增加會議間隙的討論時長,增加代表們溝通交流的機會,以便他們更好地理解會議精神。


新做法帶來新成效,那次會議現場效果很好,氣氛也很融洽,贏得了與會代表的一致好評。因為語言問題,一些少數民族代表無法融入會議氛圍,這無疑會影響會議精神的貫徹落實。開動腦筋、想方設法為他們解決難題,是做好會務服務的題中應有之義。




3

主席臺和休息室




18. 大字號的領導講話稿


我剛調到辦公室不久,就參加了一次會議的籌備工作。領導安排我負責主席臺上領導講話稿的打印和擺放。會前,處長來檢查會務工作,他走到主席臺跟我確認講話稿版本等問題,順手拿起主席臺上我剛擺放好的講話稿:“字號怎么這么???重新打一份,換成二號字,全文加粗?!薄霸垲I導年紀又不大?!笨吹轿疫€一臉不解地嘀咕著,處長耐心地告訴我:“領導講話時,不可能一直盯著稿子,字小了容易看串行,眼睛也會累。所以,擺在主席臺上的講話稿,字號和行距要略大些?!蔽疫@才明白,打印一份大字號的講話稿對工作人員來說只是舉手之勞,卻可以為領導提供不少便利。會議服務過程中,只有懂得與服務對象換位思考,才能真正提升會務服務的人性化、科學化水平。



19. “任性”的筆


一次會上,會議剛剛開始,坐在主席臺最右側的主賓突然皺了一下眉頭,隨即小幅度地舉起了手中的筆,沖我們工作人員這邊使了一個眼色。我心中一緊,難道筆出問題了?顧不上細想就帶著幾支備用筆迅速繞到主席臺后面,來到他身邊。果然,擺在面前的筆竟然不出水!


下次辦會時,我們就多長了份心,凡是擺放在主席臺上的筆,都挨個摘開筆帽查看、試用。


無獨有偶。一次會前試筆時,我剛拔開筆帽,手就被染得一片漆黑。直液式走珠筆竟然會“噴墨”!幸虧在會前排查出來,不然“任性”筆在會上噴主席臺參會者一手墨,那就尷尬了。


后來,針對防范“任性”筆,我們商量了兩種解決方案:一、在主席臺擺放紙筆的同志要提前試用所有的筆;二、采購鉛筆并提前削好、試用,確保不斷芯后才擺在主席臺上。



20. 惹禍的大頭針


一次會前籌備,在布置主席臺桌面時,我竟遇到過一個“流血事件”。事情是這樣的:為保證主席臺桌面的整潔大方,會議地點所在賓館的工作人員在桌上鋪了一層藍色氈布。由于氈布長度不夠,工作人員將多塊氈布用大頭針連接起來。


會前檢查時,我和一位同事負責檢查主席臺布置。我倆從主席臺兩側分頭檢查話筒、紙筆擺放等?!鞍?!”突然,那位同事發出了一聲慘叫?!霸趺戳??”我趕忙過去。其他幾位在會場的同事也聞聲趕到主席臺。原來,這位同事試筆時,筆帽有點緊,用力一拔,胳膊因慣性碰到桌布,被沒有完全隱入布中的針頭刺出了血珠。我們都有些后怕,萬一開會當天出現這種境況就尷尬了。


如何排除這個“安全隱患”呢?我們先是用透明膠帶把連接處粘了起來,不過透明膠帶無論怎么粘貼,難免有露在桌布外面的部分,影響美觀,后來又改用雙面膠重新粘貼。


我們不禁感嘆:會議服務中隱藏的問題還真不少,必須慎之又慎、細之又細。此外,尋求解決方法時,需先提前綜合考慮各方面因素,總結出一個最佳方案再動手。



21. 忘記提前報告主席臺座次


一次我市召開全市經濟工作會議。會議正式開始前,參會人員在休息室內進行準備。我詳細介紹了會場情況和當天的一些現場變動,認為休息室的會前準備工作算是輕松圓滿地完成了,就指引參會人員前往會場開會。


沒想到,參會者從主席臺一側上去后,一位座位原本就在近端的參會者徑直走向了主席臺最遠端,走過去才發現不是自己的位子,又返回來挨個找。后面有幾位參會者見狀也受到了影響,上臺的腳步變得遲疑起來,開始停留在主席臺旁尋找自己的座位,我們想上去提醒,這才發現沒有安排服務人員引導,場面一時有些混亂,顯得很不嚴肅。


這個插曲也給我們的會務工作提了醒,在重要會議的會前準備時,在休息室也要擺放主席臺座次表,提前告知參會人員主席臺的座次安排,或派專門的工作人員引導參會者在主席臺就座,確保有序落座。



22. 少了把椅子的休息室


一次,我們區承辦市里的一個會議,我負責安排會議休息室。會前,我去看了看休息室,覺得沒什么問題,心里有些竊喜這次任務的輕松,不用清點材料也不用檢查座簽,休息室沒那么多麻煩,不會有什么問題。


很快,參會者一下子都來到了休息室,寒暄落座后發現,椅子居然少擺了一把,還有一位參會者只能站著!我頓時羞得滿臉通紅,趕快跑到其他房間搬了一把椅子進屋。原來,休息室有一把椅子被臨時搬走,服務員用后忘記將椅子放回屋了,而我又忘記在會前再次清點椅子數量??


反省這次失誤,萬萬不能因為任務簡單就掉以輕心,一定要時刻繃緊認真這根弦,反復細致檢查,感覺到輕松的時候,往往就是離失誤最近的時候。


23. “藏起來”的洗手間


一次局里召開座談會,我們租用了一家賓館的會議室。受場地限制,休息室與會議室分設在兩層。我們引導參會者人員在休息室就座后,一位參會者問我洗手間在哪?我一下子懵了,支支吾吾答不上來。會前我只勘察了會議室周圍的洗手間,卻忘記提前去休息室踩點了。


他提出來,我們才知道休息室內沒有洗手間,而我也不知道這層的洗手間在哪兒。我急忙找到賓館的服務人員詢問,才知道主樓這層的洗手間正在維修。服務人員帶領我們在賓館里兜兜轉轉一直走到旁邊副樓,才找到洗手間。浪費了不少時間不說,由于之前沒有清掃,這個洗手間衛生情況略顯糟糕。


他雖然沒說什么,但我覺得很不好意思。暗自提醒自己,以后再準備休息室時,一定要想好所有的細節,提前踩點熟悉,防止這種情況再次發生。



24. 一通沒打成的保密電話


某次,省里召開會議,由我市承辦。會上,我負責休息室的接待工作。會議中間休息時,一位鄰市的領導問我,知不知道哪兒有保密電話,他有涉密事項要聯絡。


新禮堂剛啟用不久,我并不知道這里是否安裝有保密電話,只是聽說過新禮堂的部分設備還沒安裝好,憑直覺判斷應該沒有,就硬著頭皮告訴他,這里沒有保密電話。他點點頭,說那會議結束后再說吧,就繼續去開會了。


這位參會人員走后,我馬上聯系禮堂管理人員,希望能在會議結束前找到一部保密電話機,結果管理人員說這個休息室隔壁的小會議室內就有一部保密電話。會后我反思,這個情況是因為我沒有提前熟悉會場才出現的。做好會務工作,會務人員必須全面熟悉、了解會場情況,才能從容應對各種突發需求。



4

會議文稿




25. 會議通知落款怎么是去年的


元旦后,我市準備召開全市黨外代表人士座談會,承辦部門起草了會議通知代擬稿,我們對通知進行了認真的修改完善,然后按部就班報批送審、排版校對。為了確保文字無誤,我還特地把排好版的通知清樣返回承辦部門進行校對。


就這樣,經過了層層修改校對,大家都以為肯定沒問題了,就準備正式印制。這時,旁邊一位年輕的排版工作人員問了一句:“落款年份是去年,對嗎?”大家大吃一驚,定睛一看,果然,落款年份還是上一年。頓時,所有人臉色通紅,被嚇出了一身冷汗,直呼:“好險哪!差一點就犯下大錯了!”


從那以后,在起草、校對通知等材料的時候,我們都對日期進行重點確認,尤其是在剛進入新年的一段時間里,更是加倍留意。


26. 電話號碼對不對,打過才知道


今年我市召開黨代會,我負責會務值班工作。會議前一天,參會人員報到、入住等都順利結束了,我自己也在會務值班室住了下來。本想可以輕閑一會兒,誰承想,到了晚上,值班電話就一直響個不停,全是參會人員打來的,還都是詢問某份材料的發放情況??墒?,我自己并沒有接到有關任務呀!后來才知道,當天下午報到時本該發放的一份會議材料,還需修改,就改為晚上由發文組直接發到參會人員房間。到了晚上,這份材料還沒有發,于是參會人員就紛紛打電話詢問。怎么會出現這種情況呢?原來是《會議須知》里發文組聯系人的電話有誤,大家就都打會務值班電話了。


后來我們吸取教訓,在校對時,凡是留在會議材料上的電話號碼都要撥通核實一遍,如果是傳真,就試傳一下,確保萬無一失。



27. 單位職務要核準


我省舉辦第十二屆人大六次會議,我被分配在會務組,負責整理與會人員名單。


名單做出來之后,我報給領導審閱,領導仔細看了一遍,當看到“張亮”的名字時,一臉嚴肅,對我說:“張亮已經不在工商局了,調到省紀委了,你怎么不認真核對呢!”我解釋說,上周五給他們單位打電話核實過,對方交代我寫工商局的單位和職務呀。領導說,張亮的新職務這周一省里開會研究通過的,應該寫現在的單位和職務。不過他還是有點不放心,交代我向組織部門核實情況。后來經與省委組織部聯系確認,張亮的新職務雖然已經上會通過,但是還沒有發文,沒有宣布,其單位和職務還應該按原來情況填寫。


這樣一來二去,雖然還是按照原來的單位職務填寫,卻讓我學到了程序意識和嚴謹精神,遇到此類問題,必須請組織人事部門審核把關,確保萬無一失。



28. 女同志和少數民族同胞要留意


我市召開基層干部座談會,其間正值婦女節。


會議前一天早晨,領導把我叫到了辦公室,拿著我做的參會人員名單問:“你知道這些人里面哪些是女同志嗎?我市少數民族同胞比較多,你知道這個名單里面有多少人是少數民族嗎?都是哪個民族的?”這一連串的發問,頓時把我給問懵了,支支吾吾也說不出個一二三來。


從領導那里出來后,我趕緊請會務組的同志都來幫忙,分組打電話一一核實對方的性別和民族情況,并在名單上標注出女性和少數民族情況,在名單下方統計出女性人數和少數民族人數。領導拿到名單后,告訴文稿組的同志,在講話稿中加入一些祝福的話。事實證明,這樣做現場效果非常好,體現出對女同胞的尊重和祝福,體現出會議代表的多樣性和各民族的團結和諧。


這也提醒我,今后在做會議名單時,即使沒有食宿安排的任務,名單中也盡可能標注出女性和民族情況,以便參會同志掌握更全面的信息。



29. 領導講話稿的半頁白紙


我廳年終總結大會就要召開,會上領導要做全年工作總結。處長帶著我們一班人熬了好幾個通宵,終于形成初稿,呈報給廳領導。反復打磨,幾經修改,就在臨開會前一天夜里,領導還對稿件進行了最后一次改定,并交代我謄清后明天一早帶到會場。我打起十二萬分精神,逐字逐句校對修改,確保萬無一失。完成后,我打印了兩份,并且一頁一頁翻著角看了一遍,發現頁碼是對的,欣欣然放進了公文包,就放心回家休息了。


第二天,我早早趕到會場,把報告放到主席臺上,一切都很順利。誰知,領導講到第14頁時,意外發生了。他忽然停頓了一下,來回翻了翻稿子,然后再講語速就降了下來,沒有按照稿子講,而是接著剛才講的問題進一步展開了論述。我聽著不對勁,猛抬頭,發現他正在看我,還指了指手里的稿子。我立即反應過來,心知大事不妙,心一下子跳到了嗓子眼兒,迅速把備用稿拿了出來,翻到第14頁,快速往后一頁一頁整個翻了一遍,還好沒有問題,就趕緊把備用稿拿上去。拿回他的那份講話稿,我翻開一看,第14頁上邊多半頁居然是空白的!事后回想,前晚在翻看核對的時候,我只是點了下面的頁碼對不對,并沒有整頁翻看稿子,誰知就是這么巧,打印機故障造成這頁的上半頁出現空白。

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30. 會議紀要發送范圍要準確


今年,我市召開一項重點工作部署會。會后,我第一次承擔起草會議紀要的工作。經過認真記錄、反復修改,終于寫好了會議紀要,交給處長審核。處長核改完紀要內容,又前前后后來回翻看,并在會議紀要發送范圍后面畫了一個紅紅的大問號,旁邊添上了一個單位的名稱。我頓時面紅耳赤,真不知如何是好。心想,如果沒有及時發現,會議紀要一旦發出,漏了一個單位勢必影響決定事項的貫徹落實,今后做工作一定要慎之又慎,絕對不能再出現這種低級錯誤。


原文刊于《秘書工作》雜志2017年第9期,原題目為《步步驚心:我親歷的會議服務故事》,不代表本平臺觀點



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來源:共青團中央、秘書工作、瞭望智庫

編輯 |?李永康? ? ?校對審稿 | 楊萌 ?李婷婷

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